כיצד להשתמש בבינה מלאכותית בעבודה [סרטון וחידון]

בקצרה: השתמשו בבינה מלאכותית בעבודה לניסוח, סיכומים, ארגון וניתוח בסיכון נמוך, תוך שמירה על אחריות של אנשים לדיוק ולקבלת החלטות. התחילו במשימה חוזרת אחת, הסירו מידע רגיש ובדקו כל פלט - במיוחד כאשר הדבר עלול להשפיע על זכויותיו, פרנסתו, ביטחונו או עתידו של אדם.

אחריות: יש לוודא שאנשים מוסמכים יישארו אחראים להחלטות בעלות השפעה גבוהה ולאישורים סופיים.

פרטיות: השתמש בכלים מאושרים, והסר מידע סודי או מזהה לפני הגשת כל דבר.

שקיפות: גילוי השימוש בבינה מלאכותית בכל עת שמדיניות מקום העבודה, ציפיות הלקוחות או השלכות אפשריות דורשות זאת.

אימות: בדיקת עובדות, בעלים, מועדים והנחות מול חומר המקור המקורי.

בדיקות: מדידת הזמן הכולל, התיקונים הנדרשים והשפעת המשתמש לפני הרחבת כל תהליך עבודה.

1. מה כרוך בשימוש בבינה מלאכותית בעבודה

שימוש בבינה מלאכותית בעבודה אינו בהכרח אומר החלפת אדם או אוטומציה של עבודה שלמה. ברוב מקומות העבודה, בינה מלאכותית היא בעלת ערך רב ככלי תמיכה.

תחשבו על זה כעוזר מהיר, קצת בטוח בעצמו.

זה יכול לעזור לך:

• טיוטות של מיילים ומסמכים

• סיכום מידע ארוך

• יצירת רעיונות

• ארגון הערות מפוזרות

• ניתוח נתונים בסיסיים

• התכוננו לפגישות

• צור רשימות תיוג ותוכניות

• כתיבה מחדש של תוכן עבור קהלים שונים

• הסבר מושגים לא מוכרים

• להפוך מחשבות גסות למשהו שימושי

בינה מלאכותית יכולה לעתים קרובות לייצר גרסה ראשונה טובה תוך שניות. היא לא תמיד מושלמת - לפעמים היא פורמלית מדי, לפעמים חוזרת על עצמה, ולפעמים היא משוטטת בביטחון אל תוך גדר חיה.

ובכל זאת, להתחיל עם משהו זה בדרך כלל קל יותר מאשר להתחיל מכלום.

המטרה היא לא לתת לבינה מלאכותית לחשוב לכם. המטרה היא להשקיע פחות זמן בחיכוכים בעלי ערך נמוך, כך שתהיה לכם יותר אנרגיה לשיפוט, יצירתיות, מערכות יחסים והחלטות.

2. למה חשוב ללמוד כיצד להשתמש בבינה מלאכותית בעבודה

העבודה מלאה במשימות קטנות שגוזלות יותר זמן ממה שמגיע להן.

אימייל של חמש דקות הופך לעשרים דקות כי אינך מוצא את שורת הפתיחה הנכונה. פגישה מניבה שלושה עמודים של הערות אך ללא פעולות ברורות. יש לכתוב מחדש דוח עבור ההנהלה הבכירה, הלקוחות והצוות הטכני. פתאום חצי אחר הצהריים נעלם.

בינה מלאכותית יכולה להפחית את הזמן המושקע בהעברת מידע מצורה אחת לאחרת.

לְדוּגמָה:

• הערות הופכות לסיכום

• סיכום הופך לאימייל

• אימייל הופך למתווה למצגת

• רעיון גס הופך לתוכנית פרויקט

• גיליון אלקטרוני הופך להסבר כתוב

• מדיניות מסובכת הופכת למדריך ברור ונגיש

כאן נוטים להופיע שיפורי הפרודוקטיביות. לא ברגעים דרמטיים של "בינה מלאכותית מנהלת את החברה עכשיו", אלא בעשרות שיפורים קטנים.

זה קצת כמו לפנות חלוקי נחל מהנעל. חלוק נחל אחד אינו משבר, אבל להסתובב עם שנים עשר כאלה כל היום זה מגוחך.

בינה מלאכותית יכולה גם להפוך את המומחיות לנגישה יותר. עובד חדש יכול לבקש הסבר על טרמינולוגיה לא מוכרת. מנהל יכול לחקור דרכים שונות לבנות משוב. איש מכירות יכול להכין שאלות לענף שהוא עדיין לא מבין.

בשימוש מושכל, בינה מלאכותית עוזרת לאנשים להגיע לנקודת התחלה מוצקה מהר יותר.

3. משימות מקום העבודה הטובות ביותר לתת לבינה מלאכותית

הדרך הקלה ביותר להבין כיצד להשתמש בבינה מלאכותית בעבודה היא לחלק משימות לשלוש קטגוריות: יצירה, טרנספורמציה וניתוח.

לִיצוֹר

בינה מלאכותית יכולה ליצור טיוטה ראשונה בהתבסס על ההוראות שלך.

דוגמאות כוללות:

• אימיילים

• הצעות

• תיאורי תפקידים

• סדר יום

• פוסטים ברשתות החברתיות

• חומרי הדרכה

• תגובות לקוחות

• קווי מתאר של המצגת

• שאלות ראיון

הביטוי "טיוטה ראשונה" חשוב כאן. תוכן שנוצר על ידי בינה מלאכותית צריך בדרך כלל להיבדק לפני שליחתו, פרסומו או הצגתו.

לְשַׁנוֹת

זהו אחד השימושים החזקים ביותר של בינה מלאכותית במקום העבודה. אתם נותנים לה מידע קיים ומבקשים ממנה לשנות את הפורמט, האורך, הסגנון או רמת המורכבות.

לְדוּגמָה:

• לקצר דוח ארוך

• הפכו הערות לפעולות לפעולה

• כתיבה מחדש של שפה טכנית עבור לקוחות

• המרת פסקה לנקודות תבליט

• לגרום להודעה להישמע מקצועית יותר

• להפוך תמליל לסיכום

• תרגמו ז'רגון פנימי לשפה יומיומית ברורה

משימות טרנספורמציה בדרך כלל עובדות טוב מכיוון שלבינה מלאכותית יש חומר לעבוד ממנו. היא לא ממציאה הכל מאפס.

לְנַתֵחַ

בינה מלאכותית יכולה גם לעזור לזהות דפוסים, להשוות מידע ולבנות בעיה.

משימות ניתוח מעשיות כוללות:

• קיבוץ משוב לקוחות לפי נושאים

• השוואה בין מספר אפשרויות

• זיהוי סיכונים אפשריים

• מציאת פערים בתוכנית

• יצירת יתרונות וחסרונות

• הצעת שאלות שאולי פספסתם

• הסבר מגמות במערך נתונים

• סיווג בקשות תמיכה

עם זאת, יש להתייחס לניתוח של בינה מלאכותית כאל סיוע, ולא כאמת בלתי מעורערת. הוא עלול לפספס הקשר או להניח הנחות שנראות סבירות אך שגויות לחלוטין. ביקורת אנושית היא עדיין ההגה 🚗

4. טבלת השוואה: דרכים מעשיות לשימוש בבינה מלאכותית בעבודה

משימה במקום העבודה	מה בינה מלאכותית יכולה לעשות	הקלט הטוב ביותר לספק	נדרשת בדיקה אנושית?	למה זה עובד
כתיבת מיילים	טיוטה, קיצור, ריכוך, הבהרה	מקבל, מטרה, עובדות מרכזיות, פעולה רצויה	כֵּן	מסיר חיכוך של עמוד ריק
סיכומי פגישה	סיכום וחילוץ פעולות	תמלול או הערות מובנות	בְּהֶחלֵט	מפריד במהירות דיון מהחלטות
תכנון מחקר	הצעת שאלות ותחומי נושא	מטרה וקהל יעד ברורים	כן - צריך לבדוק את העובדות	מסייע בבניית מסגרת התחלתית
ניהול פרויקטים	צור תוכניות, אבני דרך, סיכונים	היקף, דד-ליין, צוות, אילוצים	כֵּן	מארגן מידע מפוזר
פירוש נתונים	הסבר דפוסים ואנומליות	נתונים נקיים בתוספת הקשר עסקי	נדרשת ביקורת חזקה	מקל על דיון על מספרים
סיעור מוחות	לייצר רעיונות וחלופות	בעיה ספציפית וגבולות	לְמַתֵן	מייצר טווח, לפעמים יעיל באופן בלתי צפוי
תמיכת לקוחות	טיוטת תשובות וסיווג בעיות	הודעת לקוח והנחיות החברה	כן, במיוחד במקרים רגישים	מאיץ תגובות שגרתיות
עריכת מסמכים	שיפור הטון, הדקדוק והמבנה	טקסט מקורי וקהל יעד	בְּדֶרֶך כְּלַל	מהר יותר מעריכה משפט אחר משפט
לְמִידָה	הסבר מושגים ויצירת חידונים	נושא, רמת מיומנות, תרחיש עבודה	קל עד בינוני	הופך את האימון לאישי יותר
תמיכה בקבלת החלטות	השווה אפשרויות וגלה סיכונים	קריטריונים, אילוצים, סדרי עדיפויות	בְּהֶחלֵט	מבהיר את החשיבה, אבל לא אמור להחליט בשבילך

הטבלה מבהירה משהו חשוב: בינה מלאכותית פועלת בצורה הטובה ביותר כאשר המשימה מוגדרת היטב.

"עזרה עם הפרויקט שלי" זה מעורפל.

"יצירת רשימת בדיקה בת שישה שלבים להשקה עבור עדכון תוכנה פנימי קטן הכולל מערכות מידע, תמיכת לקוחות ומכירות" נותנת לבינה המלאכותית משהו קונקרטי לעבוד איתו.

קלט ספציפי יוצר פלט ספציפי. לא מהפכני, אבל נכון.

5. איך לכתוב הנחיות בינה מלאכותית טובות יותר לעבודה

אתם לא צריכים נוסחת הנחיות מסובכת. אתם רק צריכים לספק מספיק הקשר כדי שהבינה המלאכותית תבין איך נראה טוב.

הנחיה אמינה במקום העבודה מכילה בדרך כלל חמישה אלמנטים:

המשימה

ציין בדיוק מה אתה רוצה.

דוּגמָה:

"כתבו טיוטת אימייל המסביר עיכוב במשלוח."

ההקשר

הסבר מה קרה ומדוע המשימה חשובה.

דוּגמָה:

"הספק עיכב את המשלוח בארבעה ימים עקב בעיית מלאי."

הקהל

אמור לבינה המלאכותית מי יקרא או ישתמש בתוצאה.

דוּגמָה:

"הקהל הוא לקוח ותיק שכבר מתוסכל."

הטון או הפורמט הרצויים

תאר כיצד התשובה צריכה להישמע או להיראות.

דוּגמָה:

"השתמשו בנימה רגועה, ישירה ואחראית. שמרו על פחות מ-150 מילים."

הפרטים הנדרשים

רשום עובדות שחייבות להיכלל.

דוּגמָה:

"ציינו את תאריך האספקה ​​המתוקן, אפשרות ההחזר ואת איש הקשר לתמיכה."

יחד, ההנחיה הופכת ל:

"כתבו טיוטת אימייל ללקוח ותיק ובו תסבירו שהמשלוח שלו התעכב בארבעה ימים עקב בעיית מלאי אצל הספק. השתמשו בנימה רגועה, ישירה ואחראית. שמרו על אורך ההודעה פחות מ-150 מילים. כללו את תאריך האספקה ​​המתוקן, אפשרות ההחזר ואת איש הקשר לתמיכה."

הנחיה זו כמעט תמיד תניב תוצאה טובה יותר מאשר "כתוב אימייל עיכוב"

ניתן גם לבקש מבינה מלאכותית לתקן את התשובה שלה:

• תעשו את זה פחות רשמי

• הסר חזרות

• הוסף קריאה לפעולה ברורה יותר

• כתוב מחדש את זה עבור קהל ניהולי

• זהה כל הנחה לא מבוססת

• תן לי שלוש חלופות חזקות יותר

• ערעור על ההמלצה הזו

האחרון הוא בעל ערך רב במיוחד. בינה מלאכותית לא תמיד צריכה להיות המעודדת שלכם. לפעמים זה צריך להיות הקולגה המעצבנת במקצת ששואל, "אבל מה קורה אם ההנחה הזו שגויה?" 🧐

6. כיצד להשתמש בבינה מלאכותית עבור דוא"ל ותקשורת במקום העבודה

דוא"ל הוא לעתים קרובות המקום הקל ביותר להתחיל בו.

בינה מלאכותית יכולה לעזור כשאתם יודעים מה אתם רוצים לומר אבל לא מוצאים את הניסוח הנכון. היא יכולה גם לעזור לכם להימנע מהודעות בוטות מדי, מעורפלות מדי או ארוכות מדי בשלוש פסקאות מהנדרש.

בקשות מעשיות כוללות:

• כתוב מחדש את זה כדי להישמע ידידותי אך תקיף

• תעשה את זה יותר תמציתי

• הוסף מועד אחרון ברור

• הסר שפה רגשית

• התאם זאת להנהלה בכירה

• הפוך את זה למעקב מנומס

• הסבר את זה בלי ז'רגון טכני

• צור שלוש אפשרויות לשורת נושא

בינה מלאכותית שימושית במיוחד לתקשורת רגישה, אך זהירות חשובה. אין להתייחס לבעיית ביצועים, תלונה, חשש משפטי או עניין אישי כאל כיתוב שיווקי אגבי.

השתמשו בבינה מלאכותית כדי לבנות את ההודעה, ולאחר מכן סקרו כל משפט.

שאל את עצמך:

• האם זה מדויק?

• האם זה נשמע כמוני?

• האם ייתכן שניסוח זה לא יתבטא בצורה שגויה?

• האם הטון מתאים למערכת היחסים?

• האם זה כולל מידע פרטי שלא היה צריך להזין?

• האם אני מרגיש בנוח לשים את שמי מתחת לזה?

השאלה האחרונה היא מבחן בקרת האיכות הפשוט ביותר. אם תהססו לחתום עליה, אל תשלחו אותה.

7. שימוש בבינה מלאכותית לפגישות שמניבות תוצאות ממשיות

פגישות מייצרות הרבה מידע, ומשום מה, לא תמיד הרבה בהירות.

בינה מלאכותית יכולה לעזור לפני, במהלך ואחרי פגישה.

לפני הפגישה

השתמשו בבינה מלאכותית כדי:

• צור סדר יום

• זהה שאלות מפתח

• סיכום מידע רקע

• הכינו נקודות לשיחה

• צפו התנגדויות

• ניסוח מסגרת החלטה

הנחיה מעשית עשויה להיות:

"צרו סדר יום של 30 דקות לפגישה בנושא קליטת לקוחות מאוחרת. המטרה היא לזהות את צוואר הבקבוק העיקרי, להסכים על בעל התוכנית ולבחור שתי פעולות לשבוע זה."

לאחר הפגישה

בינה מלאכותית יכולה להפוך הערות או תמלילים ל:

• החלטות מפתח

• פריטי פעולה

• בעלים

• מועדים אחרונים

• שאלות פתוחות

• סיכונים

• מיילים למעקב

אל תסמכו אוטומטית על הפלט. תמלול פגישות יכול להכיל שגיאות, דוברים לא ברורים, בדיחות שנראות כמו התחייבויות והתחייבויות שנשמעות כמו בדיחות.

עברו על הסיכום לפני שתשתפו אותו.

נוהג טוב הוא לבקש מבינה מלאכותית להפריד מידע לשלוש קבוצות:

1. החלטות שאושרו

2. רעיונות מוצעים

3. שאלות לא פתורות

זה מונע מהצעות שנדונו למחצה להפוך באופן קסום למדיניות רשמית בן לילה.

8. שימוש בבינה מלאכותית למחקר מבלי ליצור שטויות בטוחות בעצמן

בינה מלאכותית יכולה לעזור לך להתחיל במחקר, לארגן נושא ולזהות תחומים שכדאי לחקור.

זה יכול:

• הסבר על מונחים לא מוכרים

• יצירת שאלות מחקר

• השווה מושגים

• הצע קטגוריות

• בנה מתווה

• סכם את המידע שאתה מספק

• זהה הנחות

• צור שאלות ראיון

• הדגש נקודות מבט חסרות

מה שזה לא אמור לעשות זה להפוך למקור האמת היחיד שלך.

בינה מלאכותית עשויה לייצר פרטים לא מדויקים, דוגמאות מומצאות, מידע מיושןאו הצהרות שנשמעות ודאיות הרבה יותר ממה שמגיע להן.

עבור מחקר במקום העבודה, השתמשו בבינה מלאכותית ככלי ליצירת מפות, לא כטריטוריה עצמה.

תהליך הגיוני נראה כך:

1. בקשו מבינה מלאכותית לתאר את הנושא.

2. זהה את הטענות החשובות.

3. אימות עובדות חשובות באמצעות מידע פנימי או חיצוני מהימן.

4. בקשו מהבינה המלאכותית לארגן את הממצאים המאומתים.

5. בדוק את התוצאה הסופית לצורך דיוק והטיה.

ניתן גם לבקש מהבינה המלאכותית להראות אי ודאות:

• אילו חלקים בתשובה זו עשויים להיות לא אמינים?

• אילו הנחות אתה מניח?

• אילו עובדות עליי לאמת?

• איזה מידע ישנה את ההמלצה הזו?

• תן לי את הטיעון החזק ביותר נגד מסקנה זו.

הנחיות אלו לא יהפכו את הבינה המלאכותית לחפה מטעויות, אך הן מעודדות חשיבה זהירה יותר.

9. כיצד להשתמש בבינה מלאכותית עבור נתונים, דוחות וגיליונות אלקטרוניים

בינה מלאכותית יכולה להקל על הבנת המספרים, במיוחד עבור אנשים שלא חיים בתוך גיליונות אלקטרוניים כל היום.

זה יכול לעזור לך:

• הסבר נוסחאות

• הצע מבני גיליון אלקטרוני

• סיווג נתונים

• סיכום מגמות

• להפוך נתונים לפרשנות כתובה

• זיהוי אנומליות אפשריות

• צור המלצות תרשים

• סעיפי טיוטת דוח

• תרגם ממצאים טכניים לשפה עסקית

לדוגמה, במקום לשאול:

"מה המשמעות של הנתונים האלה?"

לְנַסוֹת:

"עיין בטבלת המכירות החודשית הזו. זהה את שלושת השינויים הגדולים ביותר, הצע הסברים אפשריים ופרט את השאלות שעליי לשאול לפני שאני מסיק מסקנות."

לסעיף הסיום הזה יש משמעות. נתונים כמעט ולא מסבירים את עצמם.

ירידה במכירות יכולה לנבוע מביקוש נמוך יותר, רישומים חסרים, דפוסים עונתיים, שינויי תמחור, חוזה מתעכב, או שמישהו הדבק בטעות ערכים בעמודה הלא נכונה. לגיליונות אלקטרוניים יש כישרון ליצור אסונות זעירים תוך כדי שהם נראים רגועים לחלוטין.

לעולם אל תאפשרו לבינה מלאכותית לקבל החלטה פיננסית, תפעולית או גיוסית בעלת השפעה גבוהה על סמך מערך נתונים שהודבק בלבד.

לִבדוֹק:

• האם הנתונים מלאים

• האם היחידות נכונות

• האם הקטגוריות עקביות

• האם ערכים חסרים חשובים

• האם הבינה המלאכותית לא הבינה נכון את ההקשר העסקי

• האם המתאם מטופל כסיבתיות

בינה מלאכותית יכולה להאיץ את הפרשנות. האחריות עדיין שייכת לאנשים.

10. הגנה על מידע סודי ורגיש 🔐

לפני הזנת מידע על מקום העבודה לכלי בינה מלאכותית כלשהו, ​​חשוב להבין את כללי הארגון שלכם.

אל תניחו שכל פלטפורמת בינה מלאכותית מאושרת לנתונים סודיים.

מידע רגיש עשוי לכלול:

• רישומי לקוחות

• מידע על העובדים

• סיסמאות או אישורי גישה

• פרטים רפואיים

• מסמכים משפטיים

• נתונים פיננסיים

• תוכניות מוצר שלא פורסמו

• אסטרטגיה פנימית

• קוד קנייני

• תנאי החוזה

• מידע המאפשר זיהוי אישי

במידת האפשר, יש להסיר פרטים מזהים.

במקום להזין:

"כתוב סקירת ביצועים עבור ג'ורדן סמית' מצוות התפעול של מנצ'סטר, שפספס את מועד אחרון החוזה עם Acme."

השתמש במשהו כמו:

"כתוב סקירת ביצועים עבור עובד תפעול שהחמיץ דד-ליין חשוב של לקוח. שמור על משוב עובדתי, בונה וממוקד בצעדים הבאים."

אנונימיזציה של מידע מפחיתה את הסיכון ועדיין מאפשרת לבינה מלאכותית לסייע במבנה.

כמו כן, בדקו האם הארגון שלכם מספק מערכת בינה מלאכותית ארגונית מאושרת. כלים אלה עשויים לכלול בקרות נתונים חזקות יותר, ניהול גישה ומדיניות פנימית.

נוחות אינה סיבה טובה לחשוף מידע שאמור להישאר פרטי. זו לא חדשנות. זו סתם השארת ארון התיוק במשרד פתוח בגשם.

11. היכן שבינה מלאכותית לא צריכה לקבל את ההחלטה הסופית

בינה מלאכותית יכולה לתמוך בהחלטה, אך חלק מההחלטות דורשות אחריות אנושית מתחילתה ועד סופה.

יש להיזהר במיוחד עם:

• גיוס ופיטורים

• משמעת עובדים

• החלטות רפואיות

• ייעוץ משפטי

• אישורי אשראי או אישורים פיננסיים

• עבודה קריטית לבטיחות

• פסקי דין של ציות

• ניקוד ביצועים

• סכסוכים רגישים של לקוחות

• החלטות הכרוכות באפליה או בהגינות

בינה מלאכותית יכולה לסייע בסיכום ראיות, זיהוי שאלות או השוואת תרחישים. אין לאפשר לה לקבל את ההחלטה הסופית ללא פיקוח אנושי מוסמך.

למה? כי בינה מלאכותית לא מבינה השלכות כמו שאנשים מבינים אותן. היא יכולה לעבד דפוסים, אבל היא לא נושאת אחריות, אמפתיה, חובה מקצועית או הקשר חי.

זה גם עשוי לשכפל הטיה מוסתרת בדוגמאות, נתונים היסטוריים או באופן שבו מנוסחת הנחיה.

כלל בריא הוא:

ככל שההשפעה על זכויותיו, פרנסתו, ביטחונו או עתידו של אדם גדולה יותר, כך צריכה להיות לבינה מלאכותית פחות שליטה.

כלל זה לא ראוותני, אבל הוא מחזיק מעמד.

12. כיצד מנהלים יכולים להכניס בינה מלאכותית מבלי לגרום לפאניקה

כאשר מנהיגים מציגים בינה מלאכותית בצורה גרועה, עובדים שומעים לעתים קרובות מסר אחד:

"מצאנו מכונה שעשויה להחליף אותך."

גם כאשר זו לא הכוונה, תקשורת מעורפלת יוצרת חרדה.

גישה טובה יותר היא להסביר:

• מדוע מוצגת בינה מלאכותית

• אילו משימות הוא עשוי לתמוך

• אילו משימות נותרות בהובלת אדם

• אילו נתונים עובדים רשאים להזין

• איזו סקירה נדרשת

• כיצד יש לדווח על טעויות

• כיצד תימדד הצלחה

• איזו הכשרה תינתן

מנהלים צריכים להתמקד בדוגמאות מעשיות ולא בהבטחות גדולות.

לְמָשָׁל:

"אנחנו משתמשים בבינה מלאכותית כדי ליצור טיוטות ראשונות של תשובות שגרתיות של לקוחות. כל תגובה עדיין תיבדק על ידי נציג תמיכה."

זה יותר ברור מ:

"אנו משפרים את חוויית הלקוח באמצעות בינה מהדור הבא."

המשפט השני נשמע יקר וכמעט חסר משמעות.

יש לאפשר לצוותים להתנסות בגבולות בטוחים. עובדים שעושים את העבודה לעיתים קרובות מזהים את מקרי השימוש הטובים ביותר משום שהם יודעים בדיוק אילו תהליכים חוזרים על עצמם, מתסכלים ומוחזקים יחד על ידי גיליון אלקטרוני הרואי אחד.

13. מסגרת פשוטה להתחלת השבוע הזה

כדי להתחיל להשתמש בבינה מלאכותית מבלי לסבך דברים יתר על המידה, בחרו משימה אחת בעלת סיכון נמוך.

שלב 1: מצא משימה שחוזרת על עצמה

חפש עבודה שאתה עושה מספר פעמים בשבוע.

דוגמאות:

• כתיבת מיילים למעקב

• סיכום פגישות

• עיצוב דוחות

• יצירת סדר יום

• כתיבה מחדש של תוכן

• ארגון הערות

שלב 2: הגדרת תוצאה כדאית

להחליט איך נראית הצלחה.

אולי אתם רוצים לקצר את זמן הניסוח, לשפר את העקביות, להפחית טעויות או ליצור פעולות ברורות יותר.

שלב 3: צור הנחיה לשימוש חוזר

כתבו הנחיה הכוללת את המשימה, ההקשר, קהל היעד, הפורמט והאילוצים.

שמור את זה במקום נגיש.

שלב 4: סקירת כל פלט

בדקו עובדות, טון, פרטיות ורלוונטיות.

אל תבלבלו בין מהירות לאיכות.

שלב 5: שיפור ההנחיה

שימו לב מה הבינה המלאכותית טועה.

הוסיפו הוראות ברורות יותר. ספקו דוגמאות. הסירו עמימות. בקשו מבנה שונה.

שלב 6: מדידת התוצאה

האם זה חסך זמן? האם האיכות השתפרה? האם זה יצר עבודת עריכה נוספת?

חלק מתהליכי העבודה של בינה מלאכותית נראים מרשימים אך כמעט ולא חוסכים דבר. אחרים מסירים בשקט שעה של תסכול בכל שבוע.

תשמרו את הסוג השני.

14. טעויות נפוצות שאנשים עושים עם בינה מלאכותית במקום העבודה

הבנת אופן השימוש בבינה מלאכותית בעבודה פירושה גם לדעת מה לא לעשות.

מתן הוראות מעורפלות

קלט חלש יוצר פלט כללי.

הוסיפו הקשר, דוגמאות, מגבלות ומטרה ברורה.

סומכים על התגובה הראשונה

התשובה הראשונה היא טיוטה, לא מצווה חקוקה באבן.

בקשו תיקונים.

העתקה ללא עריכה

כתיבה שנוצרה על ידי בינה מלאכותית אולי נשמעת מלוטשת אך ריקה. הוסיפו פרטים אמיתיים, הסירו ביטויים גנריים וגרמו לזה להישמע אנושי.

שיתוף נתונים סודיים

אין להדביק מידע רגיש למערכות לא מאושרות.

שימוש בבינה מלאכותית לכל דבר

יש משימות שמהירות יותר להשלמה בעצמך.

אינך צריך הנחיה בת שש פסקאות מבוססת בינה מלאכותית כדי לכתוב "תודה, אבדוק את זה היום"

הסתרת שימוש בבינה מלאכותית כאשר גילוי נאות חשוב

ישנם ארגונים, לקוחות או תעשיות הדורשים שקיפות. יש לפעול לפי המדיניות הרלוונטית.

התייחסות לפלט של בינה מלאכותית כאובייקטיבית

בינה מלאכותית משקפת דפוסים והנחות יסוד. היא אינה ניטרלית באופן אוטומטי.

אוטומציה של תהליך מקולקל

הפיכת תהליך גרוע למהיר יותר לא הופכת אותו לטוב. זה רק מייצר טעויות במהירות מרשימה 💨

תקן את תהליך העבודה לפני שתהפוך אותו לאוטומטי.

15. בניית הרגל של בינה מלאכותית שנמשך

הדרך הטובה ביותר להרגיש בנוח עם בינה מלאכותית במקום העבודה היא להשתמש בה באופן קבוע למשימות קטנות וספציפיות.

התחילו עם פעילות אחת או שתיים שחוזרות על עצמן.

לְדוּגמָה:

• בכל יום שני, השתמשו בבינה מלאכותית כדי לארגן את סדרי העדיפויות שלכם.

• לאחר פגישות, הפכו את ההערות לפעולה.

• לפני שליחת אימייל ארוך, בקשו מבינה מלאכותית לקצר אותו.

• כשאתם עומדים בפני החלטה, בקשו הנחות יסוד וטיעונים נגדיים.

• בסוף פרויקט, השתמשו בבינה מלאכותית כדי לבנות את הלקחים שנלמדו.

שמרו ספריית הנחיות קטנה עבור משימות שאתם חוזרים עליהן. עם הזמן, תפתחו תחושה אילו הנחיות עובדות, אילו משימות מתאימות, והיכן שיקול הדעת האנושי חשוב ביותר.

תלמדו גם מתי לא להשתמש בבינה מלאכותית.

זה גם חלק מאוריינות בינה מלאכותית.

המטרה אינה שימוש מקסימלי בבינה מלאכותית. המטרה היא עבודה טובה יותר.

פתק סיום מעשי

לימוד כיצד להשתמש בבינה מלאכותית בעבודה עוסק בעיקר בלימוד כיצד להאציל סמכויות בצורה ברורה.

בינה מלאכותית היא בעלת ערך רב לניסוח, סיכום, התאמה, ארגון, הסבר וחקר. היא יכולה להפחית מאמץ חוזר ונשנה ולעזור לכם לעבור מדף ריק לגרסה ראשונה מעשית הרבה יותר מהר.

אבל זה דורש גבולות.

הגן על מידע סודי. אמת טענות חשובות. סקור תקשורת רגישה. שמור על אחריות של בני אדם להחלטות בעלות השפעה גבוהה. ובבקשה, התנגד לפיתוי להפוך תהליך שאף אחד לא מבין לאוטומטי.

התחילו בקטן. בחרו משימה אחת מעצבנת וחוזרת על עצמה. תנו לבינה המלאכותית הוראות ברורות, סקרו את התוצאה ושפרו את התהליך.

בשימוש נכון, בינה מלאכותית לא הופכת את העבודה לפחות אנושית. היא יוצרת יותר מקום לחלקים בעבודה הדורשים בני אדם מלכתחילה - שיקול דעת, אמון, קשב, אמפתיה ויכולת לשים לב מתי פגישה ירדה לחלוטין מהפסים. 

דוגמה מעשית: הפיכת סיכומי פגישה לפריטים אמינים לפעולה

תַרחִישׁ

מאיה מנהלת את קליטת הלקוחות בחברת תוכנה צומחת. היא משתתפת בשלוש פגישות פרויקט בכל שבוע, רושמת הערות גסות בזמן שאנשים מדברים, ובהמשך הופכת את ההערות הללו למיילים נוספים.

המשימה חוזרת על עצמה, אך היא נושאת סיכון מסוים. מועד אחרון מוצע יכול בקלות להתבלבל ולהפוך למועד מוסכם, בעוד שהצעה כללית יכולה להפוך בטעות לאחריות שהוקצתה למישהו. המטרה, אם כן, אינה לתת לבינה מלאכותית להחליט מה קרה. המטרה היא להשתמש בבינה מלאכותית כדי לארגן את ההערות בזמן שמאיה מאמתת כל החלטה, בעלים ותאריך לפני שיתוף הסיכום.

מה שהעוזר צריך

מאיה מספקת:

• סיכומי הפגישה האנונימיים שלה או תמליל מאושר

• מטרת הפגישה

• רשימת המשתתפים ותפקידיהם

• פורמט הפלט הנדרש

• כלל הקובע כי בעלים חסרים או מועדים אחרונים חייבים להיות מתויגים ולא מומצאים

• הבחנה ברורה בין החלטות שאושרו, רעיונות מוצעים ושאלות לא פתורות

• השיטה המאושרת של החברה שלה לטיפול במידע סודי

לפני שהיא מעלה כל דבר, היא מסירה שמות לקוחות, פרטים אישיים, אישורי גישה ומידע רגיש מבחינה מסחרית, אלא אם כן מערכת הבינה המלאכותית אושרה במפורש לטפל בנתונים אלה.

הוראה לדוגמה

"הפכו את סיכומי הפגישה שלהלן לסיכום מעקב תמציתי.".

ארגנו את התגובה תחת הכותרות הבאות:

1. החלטות שאושרו

2. פריטי פעולה

3. רעיונות מוצעים

4. שאלות לא פתורות

5. סיכונים או תלות

עבור כל פריט פעולה, יש לכלול את המשימה, הבעלים והמועד האחרון. אם לא סוכם במפורש על בעלים או מועד אחרון, יש לכתוב 'לא אושר'. אין להסיק התחייבויות או להמציא פרטים.

הקפידו על סיכום של פחות מ-350 מילים. השתמשו בשפה ברורה וניטרלית המתאימה לכל מי שהשתתף בפגישה.

לפני סיום, רשום כל טענה שאינה ברורה או שעשויות להידרש לבדיקה

תפוקה טובה מול תפוקה רעה

פריט פעולה חלש עשוי לומר:

"סם יעדכן את מדריך הקליטה עד יום שישי."

זה נשמע ברור, אבל זה לא בטוח אם ההערות רק מצביעות על כך שסם עשוי לעיין במדריך ולא סוכם על דד-ליין.

גרסה טובה יותר הייתה אומרת:

"עיין במדריך הקליטה - הבעלים המוצע: סם; מועד אחרון: לא אושר."

הגרסה השנייה משמרת את אי הוודאות במקום להפוך בשקט דיון למחויבות.

איך לבדוק את זה

מאיה יוצרת מערך ניסויים קטן באמצעות שש פגישות קודמות שאת תוצאותיהן היא כבר יודעת.

היא בודקת האם העוזרת:

• מפריד בין החלטות להצעות

• מעתיק שמות, תאריכים ומועדים במדויק

• מסמן מידע חסר כלא אושר

• נמנע מהקצאת משימות שלא סוכמו עליהן מעולם

• כולל שאלות חשובות שלא נפתרו

• יוצר סיכום שמשתתף אחר יוכל להבין

• משמיט פרטים סודיים שהוסרו מהקלט

היא גם מוסיפה מקרי קצה מכוונים:

• משתתף מתבדח על השלמת משימה

• שני אנשים דנים בבעלות מבלי להגיע להסכמה

• מישהו מזכיר שני מועדים אפשריים

• התמליל מקצה תגובה לדובר הלא נכון

• החלטה מתבטלת בהמשך הישיבה

• סוכם על משימה, אך לא צוין שם הבעלים

תהליך העבודה עובר רק כאשר מאיה יכולה לעקוב אחר כל החלטה ופעולה עד להערות המקוריות.

תוֹצָאָה

תוצאה לדוגמה: מאיה בודקת את התהליך על גבי שישה סיכומי פגישות במשך שבועיים.

התהליך הידני שלה לקח בעבר בממוצע 18 דקות לפגישה. בעזרת בינה מלאכותית, יצירת הטיוטה הראשונה אורכת כ-2 דקות, ולאחר מכן בדיקה ועריכה אורכות בממוצע 7 דקות. זה מקטין את זמן הטיפול הכולל מ-18 דקות ל-9 דקות לפגישה.

על פני שש פגישות, דוגמה לחיסכון היא:

• סה"כ קודם: 6 × 18 דקות = 108 דקות

• סה"כ בסיוע בינה מלאכותית, כולל סקירה: 6 × 9 דקות = 54 דקות

• זמן חיסכון להמחשה: 54 דקות

חמישה מתוך ששת הסיכומים עומדים ברשימת הבדיקה לקבלה לאחר סקירה אחת. הסיכום הנותר דורש סקירה שנייה מכיוון שהתמליל בלבל בין שני דוברים.

נתונים אלה הם הערכה לדוגמה המבוססת על מערך הבדיקה המוצהר, ולא על תוצאה שפורסמה על ידי החברה. המדגם קטן, מורכבות הפגישות עשויה להשתנות, והחישוב כולל זמן סקירה אך לא את הזמן הדרוש לניקוי או אנונימיזציה של תמלילים.

מה יכול להשתבש

העוזר רשאי:

• המצא בעלים למשימה שלא הוקצתה

• התייחסו לתאריך מוצע כאל מועד אחרון שאושר

• החמצת החלטה שנוסחה בעקיפין

• ייחוס תגובה לאדם הלא נכון

• צור סיכום מלוטש שמסתיר אי ודאות

• שמור מידע רגיש הכלול בהערות

• יש לפעול לפי ההוראות המיושנות אם תבנית הפגישה משתנה

הטעות החמורה ביותר תהיה שליחת הסיכום מבלי לבדוק אותו. שטף הכתיבה אינו הוכחה לכך שהרישום מדויק.

לכן, מאיה משווה כל פריט פעולה עם ההערות המקוריות, מאשרת התחייבויות לא ברורות עם האדם הרלוונטי, ושומרת את ההערות המקוריות זמינות לעיון. עניינים רגישים או שנויים במחלוקת מטופלים באופן ידני במקום להאציל את הסמכויות לעוזר.

טייק אווי מעשי

לבינה מלאכותית יש ערך כאן משום שהיא הופכת מידע קיים למבנה ברור יותר. היא אינה מחליפה את האדם האחראי לאשר את מה שהוחלט.

זרימת עבודה בטוחה היא פשוטה: ספקו כללים ברורים, הסירו מידע רגיש, דרשו מהבינה המלאכותית להראות אי ודאות, בדקו אותה מול דוגמאות ידועות, וכללו ביקורת אנושית בכל חיסכון זמן נטען.

שאלות נפוצות

כיצד יכולים מתחילים להתחיל להשתמש בבינה מלאכותית בעבודה בבטחה?

התחילו במשימה אחת שחוזרת על עצמה ובעלת סיכון נמוך, כגון ניסוח מיילים למעקב, סיכום הערות, יצירת סדר יום או ארגון מחדש של תוכן קיים. תנו לבינה המלאכותית הוראות ברורות, ולאחר מכן בדקו את התוצאה מבחינת דיוק, טון, פרטיות ורלוונטיות. הימנעו מהזנת מידע רגיש אלא אם כן הארגון שלכם אישר את הכלי לטיפול בנתונים אלה.

מהן המשימות הטובות ביותר לאוטומציה באמצעות בינה מלאכותית במקום העבודה?

בינה מלאכותית מתפקדת היטב ביצירת טיוטות ראשונות, עיבוד מחדש של מידע קיים וארגון ניתוח בסיסי. משימות מתאימות כוללות כתיבה מחדש של מסמכים, חילוץ פעולות מפגישות, קיבוץ משוב, הסבר מגמות בגיליונות אלקטרוניים ויצירת רשימות תיוג. היא פחות מתאימה להחלטות בעלות השפעה גבוהה הקשורות לתעסוקה, עניינים משפטיים, בטיחות, פיננסים, בריאות או הוגנות.

איך אני כותב הנחיה טובה של בינה מלאכותית לעבודה?

הנחיה חזקה במקום העבודה מסבירה את המשימה, ההקשר, קהל היעד, הפורמט הרצוי והפרטים הנדרשים. במקום לבקש עזרה כללית, תארו את התוצאה הספציפית שאתם צריכים וכל מגבלה, כגון ספירת מילים או טון. אתם יכולים לחדד את התגובה עוד יותר על ידי בקשה מהבינה המלאכותית להסיר חזרות, לזהות הנחות או לסמן מידע הדורש אימות.

איך אני יכול להשתמש בבינה מלאכותית עבור מיילים בלי להישמע רובוטי?

ספקו את המסר המקורי, את מטרתו, את מערכת היחסים שלכם עם הנמען ואת הטון הרצוי. בקשו מהבינה המלאכותית להפוך את המייל לתמציתי, ידידותי, תקיף או מתאים לקהל מסוים. לפני שליחתו, הוסיפו פרטים קונקרטיים, הסירו ניסוח גנרי ובדקו שכל משפט נשמע טבעי תחת שמכם.

כיצד יש לבדוק סיכומי פגישה שנוצרו על ידי בינה מלאכותית?

השוו כל החלטה, פעולה, בעלים ומועד אחרון עם ההערות המקוריות או תמלול שאושר. דרשו מהבינה המלאכותית להפריד בין החלטות שאושרו לבין רעיונות מוצעים ושאלות לא פתורות. מידע חסר צריך להיות מתויג כ"לא אושר" ולא כ"ניחושים", במיוחד כאשר הדוברים דנים בבעלים או בתאריכים אפשריים מבלי להגיע להסכמה.

האם בינה מלאכותית יכולה לנתח גיליונות אלקטרוניים ונתונים עסקיים במדויק?

בינה מלאכותית יכולה להסביר נוסחאות, לסכם מגמות, לזהות אנומליות אפשריות ולהפוך נתונים לפרשנות כתובה. עם זאת, פרשנותה תלויה בנתונים נקיים ובהקשר עסקי מספק. יש לבדוק יחידות, ערכים חסרים, עקביות בקטגוריות, והאם קיימים הסברים חלופיים לפני השימוש בפלט לצורך החלטות פיננסיות, תפעוליות או בנושא כוח אדם.

איזה מידע ממקום העבודה אסור להזין לעולם לבינה מלאכותית?

הימנעו מהזנת סיסמאות, אישורי גישה, רישומי לקוחות, פרטי עובדים, מידע רפואי, מסמכים משפטיים, קוד קנייני, תוכניות שלא פורסמו או נתונים פיננסיים רגישים למערכות לא מאושרות. הסירו שמות ופרטים מזהים במידת האפשר. מדיניות הנתונים של הארגון שלכם וכלים ארגוניים שאושרו צריכים לקבוע איזה מידע ניתן לעבד בבטחה.

כיצד מנהלים יכולים להטמיע בינה מלאכותית במקום העבודה מבלי לדאוג לעובדים?

מנהלים צריכים להסביר מדוע מוצגת בינה מלאכותית, אילו משימות היא תתמוך בהן, מה יישאר מונע על ידי בני אדם, וכיצד יש לבחון את התפוקות. עליהם גם להגדיר נהלי נתונים מאושרים, הדרכה, נהלי דיווח ומדדי הצלחה. דוגמאות קונקרטיות נוטות לבנות יותר אמון מאשר הבטחות מעורפלות לגבי טרנספורמציה או זרימות עבודה חכמות.

מהן הטעויות הנפוצות ביותר בשימוש בבינה מלאכותית בעבודה?

טעויות נפוצות כוללות מתן הוראות מעורפלות, אמון בתגובה הראשונה, העתקת תוכן ללא עריכה ושיתוף מידע סודי. אנשים עשויים גם להפוך תהליכים שבורים לאוטומטיים או להתייחס לפלט של בינה מלאכותית כאובייקטיבי. גישה טובה יותר היא לאמת טענות חשובות, לתקן טיוטות חלשות, לבדוק זרימות עבודה חוזרות ולשמור על אחריות אנושית ברורה.

כיצד ניתן למדוד האם זרימת עבודה של בינה מלאכותית חוסכת זמן?

מדדו את התהליך כולו, כולל הכנת קלט, אנונימיזציה של מידע, בדיקת הפלט וביצוע תיקונים. השוו סכום זה לזמן ולאיכות של זרימת העבודה הקודמת שלכם. תהליך יעיל של בינה מלאכותית אמור להפחית מאמץ או לשפר את העקביות מבלי ליצור סיכונים בלתי מקובלים של פרטיות, דיוק או אחריות.

הפניות

1. ממשלת בריטניה - מדריך לבינה מלאכותית עבור ממשלת בריטניה - gov.uk

2. המכון הלאומי לתקנים וטכנולוגיה - מסגרת ניהול סיכונים של בינה מלאכותית: בינה מלאכותית גנרטיבית - nist.gov

3. משרד נציב המידע - בינה מלאכותית, הגנת מידע והמגזר הציבורי: מדיניות בינה מלאכותית - ico.org.uk

4. הלשכה הלאומית למחקר כלכלי - nber.org

5. ועדת שוויון הזדמנויות תעסוקה של ארה"ב - מה תפקידה של הוועדה לשוויון הזדמנויות תעסוקה (EEOC) בתחום הבינה המלאכותית? - eeoc.gov

6. שירות תקשורת ממשלתי - מדיניות בינה מלאכותית גנרטיבית של GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - מדריך מעשי לבנייה עם בינה מלאכותית - openai.com

מצאו את הבינה המלאכותית העדכנית ביותר בחנות הרשמית של עוזרי בינה מלאכותית

אודותינו