כיצד להפעיל הערות בינה מלאכותית ב-Teams

תשובה קצרה: הערות AI ב-Teams פועלות בצורה הטובה ביותר כאשר מנהלים מפעילים תחילה את מדיניות Copilot והתמלול הנכונות, לאחר מכן המארגנים מפעילים את Facilitator או משתמשים ב-Recap בפגישות נתמכות. כאשר רישוי, תמלול או סוג פגישה אינם מוגדרים כהלכה, ייתכן שההערות לא יופיעו או שאינן שלמות.

נקודות מפתח:

בקרת מנהל: בדוק את מדיניות הפגישות של Teams לפני שאתה מצפה להופעת הערות AI.

בדיקת רישיון: התאם את תכונות המנחה, הסיכום וה-Copilot לזכאות הנכונה.

דרישת תמלול: הפעל והפעל תמלול כאשר הערות בינה מלאכותית לאחר פגישה חשובות.

הגדרת פגישות: השתמשו בפגישות מתוזמנות ונתמכות עם סדר יום ברור כדי לשפר את התפוקות.

בדיקה אנושית: אימות שמות, החלטות, מועדי הגשה ופרטים רגישים לפני שיתוף הערות.

1. מה המשמעות של הערות בינה מלאכותית ב-Teams 🤖

לפני שנכנסים לשאלה כיצד להפעיל הערות בינה מלאכותית ב-Teams, עליכם להפריד בין שלוש תכונות דומות למראה:

• הערות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית במהלך הפגישה - בדרך כלל מופעלות באמצעות המנחה בפגישות Teams.

• הערות בינה מלאכותית ב-Recap - הערות ומשימות מעקב המוצגות לאחר פגישה או אירוע.

• סיכומי פגישה של Copilot - סיכומים שנוצרו באמצעות Microsoft 365 Copilot מצ'אט הפגישה או מחוויית הסיכום.

המנחה יכול ליצור הערות בזמן אמת של בינה מלאכותית, לסכם החלטות מפתח, לתעד שאלות פתוחות, לענות על שאלות בצ'אט של פגישה ולסייע בניהול משימות. מיקרוסופט טוענת שנדרש רישיון Microsoft 365 Copilot כדי להוסיף את המנחה לפגישה או להפעיל אותו במהלך פגישה, אם כי משתתפי פגישה פנימיים יכולים לראות את העדכונים החיים לאחר שהוא פועל.

ההבחנה הזו חשובה, כי אדם אחד עשוי לומר "הערות בינה מלאכותית" ולהתייחס ללוח ההערות החי והמושלם, בעוד שאדם אחר מתכוון ללשונית ההערות של בינה מלאכותית לאחר הפגישה. אותו מטבח, מגירות שונות.

2. רשימת בדיקה מהירה לפני הפעלת הערות בינה מלאכותית ב-Teams ✅

הנה החלק היבש אך החשוב. הערות בינה מלאכותית לא מופיעות באופן קסום רק בגלל שמישהו לחץ על "הצטרף". בדרך כלל צריך את הרישיון הנכון, את מדיניות הניהול הנכונה, תמלול מופעל ופורמט פגישה התומך בתכונה.

בדוק את אלה קודם:

• לארגון שלך יש את Microsoft 365 Copilot עבור הערות בינה מלאכותית בזמן אמת של מנחים, או Teams Premium / Copilot שבהן נעשה שימוש בתכונות של סיכום חכם.

• תמלול מותר על פי מדיניות פגישות של Teams.

• Copilot אינו חסום על ידי מדיניות מנהל.

• הפגישה היא פגישת Teams מתוזמנת שבה התכונה נתמכת.

• למארגן או למציג יש הרשאה להפעיל את תכונת הבינה המלאכותית הרלוונטית.

• הפגישה ארוכה מספיק ותועתק אם תרצו הערות שלאחר הפגישה באמצעות בינה מלאכותית.

של מיקרוסופט כולל את "הצג הערות ומשימות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית מפגישות" כיכולת תקשורת המופעלת על ידי בינה מלאכותית, בעוד שההנחיות של Facilitator מציינות בנפרד ש-Microsoft 365 Copilot נדרש כדי להוסיף או להפעיל את Facilitator.

מלכוד קטן, כי כמובן שיש אחד כזה: הערות בינה מלאכותית ב-Recap זמינות לאירועים שנמשכו יותר מחמש דקות ותועתקו באנגלית, וגם מיקרוסופט מציינת שהעיצוב יכול להשתנות בהתאם לשפת התעתוק.

3. כיצד להפעיל הערות בינה מלאכותית ב-Teams כמנהל 🛠️

עבור מנהלים, כיצד להפעיל את AI Notes ב-Teams מתחיל במרכז הניהול של Teams, לא בתוך הפגישה עצמה. כאן אנשים רבים נתקעים. הם ממשיכים לחפש את כפתור AI Notes, אבל המדיניות אומרת בשקט "לא" ברקע.

נתיב הניהול הוא בדרך כלל:

1. פתח את מרכז הניהול של Teams.

2. לך לפגישות.

3. בחר מדיניות פגישות.

4. בחר מדיניות קיימת או צור מדיניות חדשה.

5. מצא את הקלטה ותמלול .

6. אתר את Copilot .

7. בחר אחת מהאפשרויות הזמינות:

   • עַל

   • נדרש תמלול שמור

   • מופעל עם תמליל שנשמר כברירת מחדל

   • כבוי

8. שמור את המדיניות וודא שהיא מוקצית למשתמשים הנכונים.

הנחיות המנהל של מיקרוסופט מפרטות את הגדרות מדיניות הפגישות של Copilot ומסבירות שמדיניות התמלול משפיעה על האם Copilot יכול לפעול במהלך ואחרי פגישות.

עליך גם לאשר שהתמלול עצמו זמין. תמלול של Teams הוא תכונה הנשלטת על ידי מדיניות, והמארגן וגם המשתמש שמתחיל את התמלול צריכים שההגדרה תהיה מופעלת עבור פגישות, סמינרים מקוונים או אולמות עירייה כדי לכלול תמלולים.

זה החלק שאנשים מדלגים עליו, ואז מאשימים את Teams. לפעמים Teams ראויים לכך. לא תמיד, בכל אופן.

4. כיצד להפעיל הערות בינה מלאכותית ב-Teams בעת קביעת פגישה 📅

עבור מארגני פגישות, הדרך הקלה ביותר היא להכין הערות של בינה מלאכותית לפני תחילת הפגישה. זה נותן ל-Teams יותר מרחב להתנהג יפה, כמו חתול שכבר קיבל אוכל.

כדי להוסיף מנחה בעת קביעת תור:

1. פתח את לוח השנה ב-Teams.

2. בחר חדש.

3. הפעל את פגישת Teams .

4. בחר אפשרויות.

5. עבור אל Copilot ובינה מלאכותית אחרת.

6. ודא שהאפשרות "אפשר טייס משנה ומנחה" מוגדרת לאחד מהבאים:

   • רק במהלך הפגישה

   • במהלך הפגישה ואחריה

7. הפעל את מתג המנחה .

8. בחר החל.

של מיקרוסופט קובעות שזהו נתיב התזמון, והן גם מציינות שניתן להוסיף את המנחה רק לפגישות מתוזמנות, לא לפגישות ערוץ, פגישות מיידיות או שיחות Teams.

הזמנה טובה לפגישה עוזרת גם כן. הוסיפו סדר יום פשוט בתיאור או בהערות הפגישה. המנחה יכול לבדוק אם יש סדר יום בהזמנה או בהערות הפגישה בלולאה ולהשתמש בו כדי לשמור על סדר הדיון. לא קסם, אבל די קרוב כשיש יותר מדי רגעים של "רק עוד דבר אחד" בפגישה.

5. איך להפעיל הערות בינה מלאכותית במהלך פגישת Teams בשידור חי 🎙️

אולי שכחת להפעיל את זה בזמן קביעת הזמנים. קורה. אתה פותח את הפגישה, מישהו שואל "האם בינה מלאכותית יכולה לרשום הערות?", ופתאום כולם מסתכלים על המארגן כאילו הם שולטים בירח.

כדי להפעיל את המנחה במהלך פגישה:

1. הצטרפו לפגישת Teams.

2. בחר פעולות נוספות מפקדי הפגישה.

3. בחר "הפעל את המנחה".

4. בחר שפת פגישה אם Teams שואלת.

5. המתן מספר דקות עד שההערות יתחילו להופיע.

לאחר שהמנחה מופעל, סמל ההערות משתנה כדי לציין שההערות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית פעילות. מיקרוסופט אומרת שההערות אינן מופיעות באופן מיידי ועשויות להימשך מספר דקות מכיוון שהן מבוססות על דיון שנרשם בתמליל.

פרט חשוב אחד בתפקיד: משתתפים בנייד יכולים לראות הערות בזמן אמת, אך רק מארגנים או מציגים המשתמשים ב-Teams במחשב שולחני או באינטרנט יכולים להפעיל או לכבות את המנחה במהלך פגישה.

אז אם מישהו מצטרף מטלפון במונית ושואל למה הוא לא יכול להפעיל אותו, אולי זו הסיבה. מעצבן? כן. הגיוני? בעיקר.

6. איך למצוא הערות של בינה מלאכותית לאחר פגישת Teams 🔎

לאחר סיום הפגישה, ההערות אינן נעלמות בערפל הפרודוקטיביות. בדרך כלל ניתן למצוא אותן בצ'אט הפגישה או בסיכום.

כדי לסקור תוכן שנוצר על ידי בינה מלאכותית לאחר פגישה:

1. פתח צ'אט ב-Teams.

2. בחר את צ'אט הפגישה.

3. בחר סיכום בחלק העליון.

4. בחר הערות או הערות בינה מלאכותית, בהתאם לחוויה המוצגת בדייר שלך.

מיקרוסופט טוענת שניתן לגשת לתוכן שנוצר על ידי מנחים דרך צ'אט הפגישה והערות הפגישה ב-Recap לאחר סיום הפגישה. הערות פגישה שנוצרו על ידי בינה מלאכותית מאוחסנות בדף Microsoft Loop, ומשתתפי הפגישה יכולים לערוך את דף ה-Loop לפני, במהלך או אחרי הפגישה.

עבור סיכום הערות AI באופן רחב יותר, מיקרוסופט אומרת שמשתמשים יכולים לצפות בהערות ידניות והערות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית בנוסף למשימות מעקב על ידי בחירת הערות AI בסיכום האירוע, בתנאי שהפגישה עומדת בדרישות התמלול.

כאן הופכת AI Notes ליותר מגימיק לפגישות. אתם יכולים לקבל החלטות, לבצע משימות, להחמיץ הקשר ולבצע מעקבים מבלי להשמיע מחדש את כל השיחה כאילו אתם חוקרים זירת פשע קטנה במשרד 🕵️.

7. טבלת השוואה: דרכים להשתמש בהערות בינה מלאכותית ב-Teams 📊

שיטה / תכונה	הכי טוב עבור	דרישה עיקרית	מה שאתה מקבל	קצת מעצבן
הערות בינה מלאכותית בשידור חי של מנחה	פגישות שבהן אנשים צריכים הערות תוך כדי שיחה	רישיון Microsoft 365 Copilot	הערות, החלטות, שאלות, משימות בזמן אמת	זקוק לסוג פגישה נתמך - לא כל פגישה עובדת
הערות בינה מלאכותית בסיכום	להתעדכן אחרי פגישה	פגישה מתועתקת	הערות, משימות, תוכן סיכום	לא יוצג אם חסר תמלול
Copilot "יצירת סיכומי פגישה"	סיכומים מהירים לאחר הפגישה	מיקרוסופט 365 קופיילוט	נושאים מרכזיים ופעולות לפעולה	כמובן שעדיין צריך לאמת את זה
הערות ידניות של Teams	פגישות פנימיות פשוטות	גישה בסיסית לסיכומי פגישה	סדר יום, הערות, משימות	מישהו צריך להקליד, טראגי אבל אמיתי
הקלטה בתוספת תמלול	זרימות עבודה של סקירה ותאימות	מדיניות הקלטה/תמלול מופעלת	תמלול ניתן לחיפוש והקשר של השמעה	ניתן ליצור שאלות אחסון ופרטיות

הנחיות התמיכה של מיקרוסופט עבור הערות שנוצרו על ידי Copilot קובעות כי משתמשים יכולים לבחור את Copilot מצ'אט הפגישה, לבחור הנחיות נוספות, ליצור הערות פגישה, להעתיק אותן ולהדביק אותן במקום אחר, תוך תזכורת למשתמשים לאמת את פלט הבינה המלאכותית מכיוון שהוא עלול להיות שגוי.

8. הגדרת הפגישה הטובה ביותר לשיפור הערות בינה מלאכותית ב-Teams 🧠

לדעת כיצד להפעיל הערות בינה מלאכותית ב-Teams זה חצי מהעבודה. כתיבת הערות מועילות היא החצי השני. בינה מלאכותית טובה במבנה, אבל היא לא קוראת מחשבות עם אוזניות. היא זקוקה לקלט נקי.

השתמש בהגדרה הזו:

• הוסיפו סדר יום ברור לפני הפגישה.

• אמור את ההחלטות בקול רם: "החלטה: נשיק את הפיילוט בשבוע הבא."

• הקצו בעל פה בעל פה את הבעלים: "מאיה אחראית על המעקב מול הכספים"

• עצרו לפני שינוי נושאים.

• הימנעו מחמישה אנשים שמדברים אחד על השני. כן, שאפתנים.

• השתמשו בשמות באופן עקבי כדי שהבעלות על המשימות תהיה ברורה יותר.

• שמרו על שפת הפגישה עקבית במידת האפשר.

• בדקו את ההערות לפני שתשתפו אותן באופן נרחב.

המנחה יכול לזהות סדר יום מההזמנה לפגישה או מהערות הפגישה בלולאה, והוא יכול לעזור במעקב אחר נושאי סדר היום במהלך הפגישה.

טריק יעיל ושקט: הכריזו על פריטי הפעולה שלכם כאילו אתם מספרים עבור עוזר עייף מאוד. לא רובוטי, פשוט ברור. "פריט פעולה: ג'ורדן ישלח את החפיסה המעודכנת". משפט כזה הופך את הערות הבינה המלאכותית להרבה פחות רכות.

9. בעיות נפוצות כאשר הערות בינה מלאכותית אינן מופיעות ⚠️

אם חסרות הערות של AI ב-Teams, אל תניחו מיד שהתכונה שבורה. ייתכן שכן, אך ישנם מספר חסימות רגילות.

סיבות נפוצות כוללות:

• אין זכאות ל-Copilot או ל-Teams Premium עבור התכונה שאתה מנסה להשתמש בה.

• Copilot מושבת במדיניות פגישות Teams.

• התמלול מושבת עבור המארגן או האדם שמנסה להפעיל אותו.

• הפגישה קצרה מדי עבור סיכום הערות בינה מלאכותית.

• הפגישה לא תועדה.

• סוג פגישה לא נתמך, כגון פגישת ערוץ עבור מנחה.

• תפקיד שגוי, כגון משתתף שמנסה להפעיל את המנחה.

• מגבלות משתתפים חיצוניים.

• תוויות רגישות או חילוץ סדר יום של חסימת הצפנה.

בתיעוד של מיקרוסופט מצוין ש-Teams משתמש בתמלול אירועים, נתוני נוכחות ונתוני PowerPoint Live כדי לספק תכונות סיכום חכם המופעלות על ידי בינה מלאכותית, כך שנתוני תמלול חסרים עלולים להוביל לחוסר ערך סיכום של בינה מלאכותית.

עבור הערות בזמן אמת של המנחה, זכרו שרק מארגנים ומציגים במחשב או באינטרנט יכולים להפעיל או לכבות את המנחה במהלך הפגישה. משתמשים ניידים יכולים לצפות בהערות בזמן אמת אך לא יכולים להפעיל את התכונה באותו אופן.

10. פרטיות, הרשאות וכלל "אנא אמת זאת" 🔐

הערות מבוססות בינה מלאכותית הן מועילות, אך הן אינן רשמי משפטי, לא קצין ציות ולא עמית לעבודה הכי אובססיבי לפרטים. הן נוצרות מנתוני פגישות, והן עלולות לפספס הקשר, לנסח משהו בצורה מגושמת, או להפוך דיון לא מסודר לסיכום שנראה בטוח בעצמו, שרק ברובו נכון.

מיקרוסופט מציינת שתוכן שנוצר על ידי בינה מלאכותית בסיכום Teams מבוסס על תמליל האירוע ומופעל על ידי GPT ומודלים אחרים של בינה מלאכותית, וכי הוא עשוי להיות לא מדויק, לא שלם או לא הולם.

אז הכלל המעשי הוא פשוט:

• סקור את הערות הבינה המלאכותית לפני שליחתן ללקוחות.

• בדקו החלטות, מספרים, שמות ומועדים אחרונים.

• יש לאשר פרטים רגישים לפני שמירתם או העברתם.

• הימנעו מהסתמכות על AI Notes כרשומה היחידה לקבלת החלטות משפטיות, משאבי אנוש, פיננסיות או רגולטוריות.

• ודאו שהמשתתפים מבינים את מדיניות התמלול והסיכומים שנוצרו על ידי בינה מלאכותית.

ל-Teams יש גם אפשרויות פגישות ובקרות ניהול עבור תוכן רגיש של פגישות, כולל בקרות הקשורות להעתקה, העברה, הקלטות, תמלולים ותובנות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית.

קצת פרנויה כאן היא בריאה. לא פרנויה של כובע נייר כסף, סתם פרנויה של "אולי אל תדביקו את הסיכום הגולמי של הבינה המלאכותית לתזכיר הפורום בלי לקרוא אותו".

11. טיפים להשקה למנהלי ומנהלי צוותים 🚀

פריסת AI Notes עובדת בצורה הטובה ביותר כשלא סתם לוחצים על כפתור ומקווים שכולם מתנהגים כמו בסרטון הדרכה.

תוכנית פריסה פשוטה:

1. בחרו קבוצת פיילוט קטנה.

2. אשר רישיונות ומדיניות.

3. הפעל הגדרות תמלול ו-Copilot עבור קבוצה זו.

4. צור פגישת ניסיון.

5. נסו הערות של מנחה בשידור חי.

6. נסו לסכם הערות בינה מלאכותית לאחר פגישה.

7. תעד את השלבים המדויקים שהמשתמשים שלך רואים.

8. צור מדריך פנימי קצר בנושא "מתי להשתמש ב-AI Notes".

9. כלול תזכורות פרטיות.

10. תשאל אנשים מה בלבל אותם, כי הם יגידו לך. בקול רם.

הסיבה לפיילוט היא שחוויית המשתמש ב-Teams יכולה להשתנות בהתאם לרישוי, מדיניות ניהול, סוג פגישה, גרסת לקוח והגדרות ארגוניות. זה לא כפתור אדום אחד גדול. זה יותר כמו מגירה מלאה בכפתורים, חלקם מתויגים טוב יותר מאחרים.

12. תשובה מהירה: כיצד להפעיל הערות בינה מלאכותית ב-Teams 🏁

הנה גרסה מקוצרת של כיצד להפעיל הערות AI ב-Teams:

עבור מנהלים:

• עבור אל מרכז הניהול של Teams.

• פתוחות > מדיניות פגישות.

• תחת הקלטה ותמלול , הפעל את מדיניות Copilot המתאימה .

• ודא שההעתק מותר.

• הקצה את המדיניות למשתמשים הנכונים.

למארגנים:

• צור פגישת Teams מתוזמנת.

• פתח את אפשרויות > טייס משנה ובינה מלאכותית אחרת.

• הגדר את "אפשר טייס משנה ומנחה" לאפשרות מופעלת.

• הפעל את המנחה.

• החל את ההגדרה.

במהלך הפגישה:

• בחר פעולות נוספות.

• בחר "הפעל את המנחה".

• המתן מספר דקות עד שיופיעו הערות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית.

לאחר הפגישה:

• פתח את הצ'אט של הפגישה.

• עבור אל סיכום.

• בחר הערות או הערות בינה מלאכותית.

זוהי הגרסה הנקייה. הגרסה המעשית כוללת בדיקת רישיונות, מדיניות, תמלול, תפקידים, והאם Teams חווה את אחד מהימים האלה.

מחשבות לסיום 💬

כיצד להפעיל את AI Notes ב-Teams אינו קשה לאחר שהחלקים מסודרים, אך קל לבלבל ביניהם. מנהלים שולטים בשערי המדיניות. מארגנים שולטים בהגדרת הפגישות. מציגים ומארגנים יכולים להפעיל את Facilitator בפגישות נתמכות. תמלול נותן ל-AI משהו לעבוד ממנו. סיכום הוא המקום שבו הפגישה הופכת ניתנת לחיפוש, לעיון, ובאופן אידיאלי - פחות צפופה בזיכרון.

ההתקנה הטובה ביותר היא פשוטה: הפעל את המדיניות הנכונה, הפעל תמלול, תזמן את הפגישה כראוי, השתמש ב-Facilitator כאשר הערות חיות חשובות, ובדוק את הפלט לפני שאתה מתייחס אליו כאל אמת חקוקה בלוחות אבן 🪨. הערות בינה מלאכותית הן מאוד מועילות, אבל הן עדיין הערות ממכונה שמאזינה לבני אדם שמפריעים זה לזה. אז כן, השתמשו בהן. רק שמרו על גבה אחת מורמת קלות.

דוגמה מהעולם האמיתי: שימוש ב-AI Notes לפגישת פרויקט שבועית עם לקוח 🧾

תַרחִישׁ

דמיינו סוכנות אינטרנט קטנה שמנהלת פגישת Teams שבועית בת 45 דקות עם לקוח. אותן בעיות צצות שוב ושוב: החלטות נקברות בצ'אט, פעולות לפעולה נשכחות למחצה, ומישהו מבלה 20-30 דקות אחרי כל פגישה בהפיכת רשימות סבוכים לעדכון ללקוח.

זהו תרחיש לדוגמה בדיוני אך מציאותי. הסוכנות משתמשת ב-AI Notes ב-Teams כדי ליצור טיוטה ראשונה של סיכומי הפגישה, לאחר מכן מנהל פרויקט בודק את הפלט לפני שמשהו עובר ללקוח. החלק האחרון הזה חשוב. הבינה המלאכותית עוזרת בעבודה הניהולית, לא מחליפה את האדם שמבין את הפרויקט.

הפגישה מתוזמנת ב-Teams, התמלול מופעל, והמנחה מופעל לפני תחילת השיחה. זה תואם את הנקודה העיקרית של המאמר: AI Notes פועל בצורה הטובה ביותר כאשר הרישוי, מדיניות הפגישה, התמלול והגדרת הפגישה כולם מסודרים תחילה.

מה שהעוזר צריך

עבור הכנה זו, המארגן מכין:

פגישת Teams מתוזמנת, לא שיחה אד-הוק מהירה.

סדר יום קצר בהזמנה לפגישה.

תמלול מופעל עבור הפגישה.

המנחה מופעל לפני תחילת הפגישה.

מנהל פרויקט שהוקצה לסקירת הערות הבינה המלאכותית.

רשימת בדיקה פשוטה לסקירה של שמות, תאריכים, עלויות, מועדים אחרונים והחלטות של לקוחות.

סדר יום טוב יכול להיראות כך:

סֵדֶר הַיוֹם:

סקירת התוצרים של השבוע שעבר.

אשר שינויים בטקסט של דף הבית.

החלט אם לשמור או להסיר את סרטון דף התמחור.

הקצאת בעלים למשימות השקה.

אשר את תאריך הבדיקה הבא.

זה נותן לבינה המלאכותית יותר מבנה מאשר הזמנה מעורפלת ל"השלמת פרויקטים". זה גם עוזר לבני האדם להישאר קצת פחות מפוזרים, וזה תמיד בונוס.

הוראה לדוגמה

בתחילת הפגישה, המארגן יכול לומר משהו כמו:

"אנו משתמשים היום בהערות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית כדי לתעד החלטות ופריטי פעולה. אנא ציינו את ההחלטות בבירור, כללו את שם הבעלים עבור כל משימה, וציינו מועדים אחרונים במידת האפשר. נעבור על ההערות לפני שתשתפו אותן לאחר הפגישה."

במהלך הפגישה, מנהל הפרויקט יכול להבהיר את סעיפי הפעולה הבאים:

"החלטה: אנחנו שומרים את סרטון דף התמחור להשקה."

"פעולה: פרייה תשלח את הטקסט המתוקן של דף הבית עד יום חמישי בשעה 15:00."

"פעולה: מארק יבדוק אם תגי האנליטיקה מופעלים כראוי לפני יום שישי."

זה אולי ירגיש קצת רשמי בהתחלה, אבל זה נותן לבינה המלאכותית ווים נקיים לעבוד איתם. דיונים מעורפלים נכנסים, הערות מעורפלות יוצאות. החלטות ברורות נכנסות, הערות מעשיות יוצאות.

איך לבדוק את זה

בצע ניסוי קטן בן שלוש פגישות לפני פריסתו ברחבי הצוות.

פגישה 1: השתמשו רק בהערות ידניות רגילות.

פגישה 2: שימוש בהערות מבוססות בינה מלאכותית, אך ללא סדר יום מובנה.

פגישה 3: השתמשו בהערות בינה מלאכותית עם סדר יום ברור ופורמט פעולה מדובר.

לאחר כל פגישה, יש לבדוק:

כמה זמן לוקח להפיק את ההערות הסופיות המוכנות ללקוח.

כמה סעיפי פעולה דורשים תיקון.

האם דד-ליינים נקלטים בצורה נכונה.

האם הבעלים הנכון מחובר לכל משימה.

האם הסיכום כולל דבר מה שלא סוכם עליו.

על הבודק להשוות את הערות הבינה המלאכותית מול התמליל לפני שליחת דבר כלשהו חיצונית. זה חשוב במיוחד בנוגע לכסף, לוחות זמנים, ניסוח משפטי, אישורים או התחייבויות של הלקוח.

תוֹצָאָה

תוצאה להמחשה, המבוססת על תזמון שלוש פגישות פרויקט לדוגמה בנות 45 דקות:

הערות ידניות בלבד: 28 דקות ליצירת עדכון לקוח נקי.

הערות בינה מלאכותית ללא סדר יום ברור: 17 דקות לסקירה וניקוי ההערות.

הערות בינה מלאכותית עם סדר יום ופריטי פעולה מדוברים ברורים: 9 דקות לסקירה ולשליחה של העדכון הסופי.

מדובר בחיסכון של כ-19 דקות בכל פגישה בהשוואה לתהליך הידני. על פני ארבע פגישות שבועיות עם לקוחות בחודש, מדובר בחיסכון של כ-76 דקות בחודש עבור מנהל פרויקט אחד.

בדיקת האיכות חשובה לא פחות מחיסכון בזמן. במבחן לדוגמה זה, גרסת ה-AI Notes המובנית לכדה נכון 8 מתוך 9 פריטי פעולה. השגיאה היחידה הייתה דד-ליין שדרש תיקון אנושי. זו בדיוק הסיבה שיש להתייחס ל-AI Notes כאל טיוטה ראשונה חזקה, ולא כמקור האמת הסופי.

מה יכול להשתבש

הכשל הנפוץ ביותר הוא דיבור מעורפל. אם מישהו אומר "בואו נסדר את זה בשבוע הבא", ייתכן שהבינה המלאכותית לא תדע למי הבעלים של "זה" או מה המשמעות של "שבוע הבא".

סיכונים נוספים כוללים:

משימה שהוקצתה לאדם הלא נכון.

הצעה רכה הנכתבת כהחלטה נחרצת.

דד-ליין שהוחמצ או הועבר בצורה שגויה.

פרטי לקוח רגישים המופיעים בהודעות שמשותפות באופן נרחב מדי.

התמליל אינו זמין, מה שמחליש את הסיכום שלאחר הפגישה.

המארגן מניח שההערות של הבינה המלאכותית נכונות אוטומטית מכיוון שהן נראות מסודרות.

התיקון לא זוהר אך יעיל: השתמשו ברשימת בדיקה לסקירה, אשרו את סעיפי הפעולה לפני סיום הפגישה, ואל תשלחו את הערות הגלימה של הבינה המלאכותית ישירות ללקוח.

טייק אווי מעשי

הערות בינה מלאכותית ב-Teams פועלות בצורה הטובה ביותר כאשר הפגישה כבר מנוהלת היטב. הוסיפו סדר יום, הפעילו את ההגדרות הנכונות, אמרו החלטות בצורה ברורה והגדירו אדם אחד כאחראי על הבדיקה. עשו זאת, והערות בינה מלאכותית יכולות להפוך פגישה עמוסה למעקב שימושי תוך דקות במקום ליצור עוד מסמך שכולם צריכים לדון בו מאוחר יותר.

שאלות נפוצות

כיצד ניתן להפעיל את AI Notes ב-Teams כמנהל?

כדי להפעיל את AI Notes ב-Teams כמנהל, התחל במרכז הניהול של Teams. עבור אל פגישות, פתח את מדיניות פגישות ועיין במקטע הקלטה ותמלול. ודא ש-Copilot מותר והתמלול מופעל עבור המשתמשים הנכונים. יש להקצות את המדיניות גם לאנשים שצריכים לקבל גישה להערות AI.

אילו רישיונות אני צריך עבור AI Notes ב-Teams?

הרישיון תלוי בתכונת הערות הבינה המלאכותית שברצונך להשתמש בה. הערות חיות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית עם מנחה דורשות בדרך כלל את Microsoft 365 Copilot. הערות בינה מלאכותית ב-Recap עשויות להיות תלויות בגישה ל-Teams Premium או Copilot. בארגונים רבים, מנהלים צריכים לבדוק הן את מדיניות הרישוי והן את מדיניות הפגישות לפני שהם מניחים שהתכונה זמינה.

מדוע הערות AI לא מופיעות בפגישת Teams שלי?

ייתכן ש-AI Notes לא יופיעו אם Copilot מושבת, התמלול חסום או שסוג הפגישה אינו נתמך. ייתכן גם שהפגישה קצרה מדי, לא תומללת, או שחסרות בה הרשאות המארגן הנכונות. תיקון נפוץ הוא לבדוק את רישיון המשתמש, מדיניות פגישות Teams, הגדרות התמלול והאם הפגישה תוכננה ולא התחילה באופן מיידי.

האם ניתן להפעיל את AI Notes במהלך פגישת Teams בשידור חי?

כן, בפגישות נתמכות, מארגן או מציג יכולים להפעיל את המנחה במהלך הפגישה. בדרך כלל הם עושים זאת דרך פעולות נוספות בפקדי הפגישה, ולאחר מכן בוחרים הפעל את המנחה. ייתכן שיחלפו מספר דקות עד שההערות יופיעו מכיוון ש-Teams זקוק לתוכן דיון מהתמליל לפני שיוכל ליצור הערות מועילות.

היכן אוכל למצוא הערות של בינה מלאכותית לאחר פגישת Teams?

לאחר הפגישה, פתחו את צ'אט הפגישה ב-Teams ובחרו "סיכום". בהתאם להגדרה שלכם, ייתכן שתראו הערות או הערות בינה מלאכותית. הערות שנוצרו על ידי המנחה יכולות להופיע גם בצ'אט הפגישה ובהערות הפגישה. בדרך כלל, הערות בינה מלאכותית לאחר הפגישה פועלות בצורה הטובה ביותר כאשר הפגישה תועתקה ועמדה בדרישות התכונה.

מה ההבדל בין סיכומי פגישה של מנחה, סיכום וקו-פיילוט?

המנחה מיועד בעיקר להערות בזמן אמת שנוצרו על ידי בינה מלאכותית במהלך פגישה. הסיכום הוא המקום שבו משתמשים סוקרים הערות, משימות ותוכן הפגישה לאחר מכן. הערות פגישה של Copilot נוצרות דרך חוויית Copilot מצ'אט הפגישה או הסיכום. הן חופפות, אך הן אינן בדיוק אותה תכונה, כך שדרישות ההגדרה עשויות להיות שונות.

האם פגישות Teams דורשות תמלול כדי שהערות של בינה מלאכותית יפעלו?

בתהליכי עבודה רבים של Teams AI, תמלול הוא חיוני משום שהוא נותן לבינה המלאכותית משהו לנתח. סיכום תמלול של הערות בינה מלאכותית תלוי במיוחד בזמינות התמלול ובזכאות לפגישה. מנהלים צריכים לאשר שהתמלול מותר במדיניות הפגישות, ועל המארגנים לוודא שהפגישה מתועתקת כאשר הם זקוקים להערות לאחר הפגישה.

מי יכול להפעיל את המנחה עבור הערות בינה מלאכותית ב-Teams?

בדרך כלל ניתן להפעיל את המנחה על ידי מארגנים או מציגים באמצעות Teams במחשב שולחני או באינטרנט. משתמשים ניידים עשויים להיות מסוגלים לצפות בהערות בזמן אמת, אך ייתכן שלא יוכלו להפעיל את המנחה בעצמם. הבדל תפקידים זה מסביר לעתים קרובות מדוע משתתף אחד רואה את אפשרות ההערות בעוד שאדם אחר אינו יכול להפעיל אותה.

כיצד אוכל לקבל סיכומי פגישה טובים יותר שנוצרו על ידי בינה מלאכותית ב-Teams?

השתמשו בסדר יום ברור, אמרו החלטות בקול רם והגדירו את סעיפי הפעולה בשמות ברורים. הימנעו מדיבורים בין אנשים ביניהם ככל האפשר, ושמרו על שפת הפגישה עקבית. הערות בינה מלאכותית פועלות בצורה הטובה ביותר כאשר יש מבנה לפגישה. זה גם עוזר לסקור את ההערות לפני שיתוף שלהן באופן נרחב.

האם הערות בינה מלאכותית ב-Teams אמינות מספיק לשיתוף?

הערות בינה מלאכותית הן מועילות, אך עדיין יש לבדוק אותן לפני השיתוף, במיוחד עם לקוחות או הנהלה. יש לסקור שמות, מספרים, החלטות, מועדים ופרטים רגישים. הכלל המעשי של המאמר הוא להתייחס להערות בינה מלאכותית כאל טיוטה מועילה, ולא כתיעוד משפטי או תאימות מושלם. בדיקה אנושית עדיין חשובה.

הפניות

1. תמיכת מיקרוסופט - מנחה בפגישות Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - הגדרות מדיניות פגישות Copilot - learn.microsoft.com

מצאו את הבינה המלאכותית העדכנית ביותר בחנות הרשמית של עוזרי בינה מלאכותית

אודותינו